Cómo aprovechar mejor el tiempo
Por diversas circunstancias, las 24 horas del día pueden ser demasiadas para algunos, suficientes quizá para la mayoría y escasas para un número creciente de personas, que acumulan obligaciones reales y adoptadas, intereses y deseos que no caben en una sola jornada. Bien saben esto los adictos a las series, los runners incansables o los estudiantes crónicos. Para enfrentar esta cuestión, se viene desarrollando desde hace algunos años una serie de recursos que buscan organizar el tiempo de tal modo que pueda satisfacer esa ambición de quererlo todo. Porque ya se sabe que no hay mayor frustración para una persona hiperactiva y con inquietudes que no alcanzar todas sus metas.
Martina Rua y Pablo Martín Fernández se definen como “especialistas en innovación y productividad”, y en esa condición proponen en su libro La fábrica de tiempo (Conecta, $289), técnicas para optimizar lo que ellos, y seguramente muchos otros, consideran “el tesoro más preciado de la vida moderna”. O sea, sí, el tiempo. El objetivo es la máxima eficiencia, que aquí se nombra como productividad. Más aun, como productividad personal. Dicen los autores en la introducción: “¿Por qué una persona finaliza bien una tarea determinada en dos horas y otra lo hace en ocho? O, mejor aun, ¿por qué a veces vos tardás una hora para hacer la misma tarea que otras veces postergás por meses?”. En respuesta a estas preguntas, proponen “hackear a nuestra cabeza, que deja todo para último momento”.
Pero la propuesta de Rua y Fernández no se limita al terreno laboral. “La productividad equilibrada es una manera de vivir y trabajar con el foco en generar el mayor balance y bienestar en todos los aspectos de nuestra vida. Desarrollar la productividad personal, entonces, brinda una caja de herramientas que permite construir una fábrica de tiempo para hacer mucho más de eso que nos gusta y nos hace felices. Si querés, podés pensarlo como un ciclo. Es saber cuáles son tus objetivos (y sus motivaciones) y llevar adelante las acciones necesarias para alcanzarlos”. Para lo que enumeran tres fases prácticas: 1) definir objetivos con sentido –alineados a nuestras motivaciones más profundas; 2) desarrollarlos a través de tareas accionables, y 3) completarlos de a uno, evaluarlos y aprender del progreso. Sobre el primer punto, señalan que “quedar atrapado en la idea de definir demasiados objetivos es una manera de perjudicar tu habilidad de ser productivo y, lo que es peor, tu bienestar en general. Por ejemplo, para que la calidad de tu trabajo no sufra y llegar con todo lo prometido, decidís sacrificar el tiempo de descanso y de desconexión en casa, y eso genera un círculo vicioso que termina repercutiendo en la esfera personal y laboral”.
Hackear la vida
“En inglés –explican los autores– no se habla tanto de productividad personal (personal productivity) sino que se usa lifehacking (algo así como hackear la vida). ¿Cómo se hackea la vida? Encontrándole la vuelta a todo eso que se nos presenta para resolver. Desde la decisión más trascendental referida a un cambio de carrera hasta la pequeñez más cotidiana de cómo cerrar el paquete de galletitas para que no se humedezcan. La ‘posta’ es ganarle a los obstáculos, darle mayor eficiencia a los procesos, y encima de todo eso no queremos dejar de pasarlo lo mejor posible en el intento de lograrlo.”
Uno de los conceptos que manejan es el de no asustarnos con lo que debemos hacer, ya que cualquier meta puede ser descompuesta en otras tareas más simples que, sumadas, nos llevan al objetivo buscado. El ejercicio propuesto es el siguiente: “Tomá una hoja que tengas a mano, o tu celular, y anota lo más importante que tenés que hacer esta semana. Luego fragmentá esas tareas en actividades que no te demanden más de dos horas. Ahora cada vez que se te ocurre algo que tenés que hacer, sumalo ahí y, mejor aun, andá tachándolos cuando lo hagas”.
También le dan vital importancia a seguir religiosamente una agenda: “Agendá toda actividad que surja a futuro desde una reunión laboral hasta ese café o cerveza con un amigo del alma. Si se cancela o se cambia de fecha, volcalo en la agenda. Tratá de estimar una hora de comienzo y de finalización. De ahora en adelante podrás ver tu agenda y estar seguro de que estás diciendo que podés cuando realmente podés”.
Otra herramienta a la que sugieren recurrir es a la técnica Pomodoro, creada por Francesco Cirillo. Consiste en usar un timer de cocina (el nombre refiere al universal timer con forma de tomate), para trabajar sin interrupciones durante 25 minutos, luego hacer una pausa de 5 minutos, y así sucesivamente. Cada 4 “pomodoros”, la pausa debe ser más larga. Por supuesto, más allá de las herramientas, los autores dicen que hay que evitar el multitasking, es decir la realización de tareas simultáneas, y las distracciones con las que nos tienta la tecnología, y que es muy productivo generar una rutina. Y cumplirla.
Valija de herramientas
En La fábrica de tiempo (que incluye entrevistas sobre manejo del tiempo al basquetbolista Emanuel Manu Ginóbili; al científico, investigador y divulgador Diego Golombek; a la escritora y guionista Carolina Aguirre; al periodista y conductor de radio Matías Martín; al filósofo, docente y periodista Tomás Balmaceda, y entrevistas ficticias a la escritora Agatha Christie; al científico Charles Darwin; a la escritora Simone de Beauvoir, y al artista Andy Warhol), Rua y Fernández proponen un decálogo para optimizar el tiempo y la productividad:
• Conocé los deadlines (fechas de entrega) y preguntá qué debés entregar exactamente.
• Tené tu agenda diaria ordenada, así como también tu lista de tareas.
• Elegí tus batallas.
• Recordá que hay pocas cosas urgentes.
• Hacé una lista de tareas.
• Resolvé lo más denso primero.
• Repetite que “me colgué” no es una opción.
• Delegá.
• Reducí las sorpresas al máximo.
• Sé puntual y respetá los deadlines.
También tienen consejos para un colectivo cada vez más numeroso, el de los freelancers:
“¿Cuánto vale tu hora? Empezá ya a ver el valor de tu hora. Sentate 10 minutos con lo que hayas cobrado en los últimos tres meses y levantate sabiendo cuál es tu ingreso promedio”.
“Aprovechá este momento para actualizar tu CV y subilo a la plataforma que más te guste. Enfocate en lo que hagas que no sea estándar e inspirate en los perfiles de personas que admirás para ver cómo construyen la historia de su trabajo. Ah, sacate una buena foto de perfil y evitá ese mail de la secundaria que incluye algún guión bajo y el nombre de una banda o un club de fútbol”.
Y para los procrastinadores, quienes dejan todo para mañana, y que responden a estas tres características cada vez que algo se posterga: 1) la predisposición a valorar las necesidades inmediatas por encima de los planes a largo plazo (impulsividad); 2) el grado de confianza en alcanzar el objetivo (expectativas), y 3) el placer que nos proporcione realizar la tarea (valor). Por eso proponen hacerse dos preguntas incómodas: ¿Tengo miedo de la crítica de los demás sobre eso que tengo que cumplir? ¿Me preocupa no estar a la altura de lo que se requiere de mí?
Otro aspecto, muy en boga últimamente, es el de poner orden en lo externo para mejorar en lo interno. Para lo que sugieren el siguiente ejercicio:
• Con la pregunta ¿qué cosas necesito para vivir? como estandarte, recorré tu espacio (casa u oficina).
• Pensá en categorías a ordenar y no por habitaciones. Recorré todo tu espacio buscando solo eso.
• Para decidir si conservar o descartar evaluá su funcionalidad, su valor informacional y su valor emotivo.
• Lo que descartes podés dividirlo en: tirar, donar, vender, reciclar.
• Usá y redescubrí lo que conservaste. Más de un objeto puede parecerte nuevo.
Fotos Istock y Pengüin Random House
